Declareren kosten

TWB maakt onderscheidt in vergoedingen voor medewerkers met een vast werkadres of een wisselend werkadres. Medewerkers met een vast werkadres (kantoorpersoneel) ontvangen een vaste vergoeding. Medewerkers met een wisselend werkadres (uitvoerenden) ontvangen een vergoeding op basis van gedeclareerde kilometers. 

Indien de juiste afstand niet bij de medewerker bekend is, wordt deze bepaald met behulp van de routeplanner. 

Netto vergoedingen per maand voor medewerkers met een vast werkadres 

Bekijk hier de vergoedingen. 

Vergoedingen voor medewerkers met een wisselend werkadres 

Medewerkers met een wisselend werkadres krijgen per dag de reiskosten vergoed volgens de volgende staffeltabel. Bekijk deze hier.  

Medewerkers die meer dan 15 km buiten het werkgebied wonen, ontvangen voor de afstand tot aan de grens van het werkgebied een vaste vergoeding volgens de tabel onder 'Netto vergoedingen per maand voor medewerkers met een vast werkadres'. Zij brengen de afstand woon-werk dagelijks in mindering op het totaal gereden kilometers en vullen het totaal exclusief de woon-werk kilometers in 'ONS'.

Bijvoorbeeld medewerker Y rijdt 110 km op een dag en krijgt een vaste vergoeding voor 30 woon-werk kilometers. Zij declareert 110 km - 2x30 km woon-werk (heen en terug), is 110 km - 60 km = 50 km. 

Reizen met openbaar vervoer 

Bij reizen met het openbaar vervoer worden de kosten gedeclareerd met behulp van de declaratieknop in de AFAS Pocket App (nog geen app, klik hier) De vervoersbewijzen moeten aan dit formulier toegevoegd worden, waarna de werkelijk gemaakte kosten netto vergoed worden. Indien er geen vervoersbewijzen worden ingediend, worden de kosten niet vergoed. 

Reiskosten bij ziekte 

Indien een medewerker langer dan een maand ziek is of met zwangerschapsverlof gaat wordt de vaste vergoeding uit het systeem verwijderd. Op het moment dat de medewerker weer 100% beter is wordt de vaste vergoeding weer ingevoerd. Indien een medewerker vervangend werk doet, reïntegreert of arbeidstherapie volgt, declareren zij volgens 'Declaratie door oproepkrachten'. 

Declaratie door oproepkrachten (0-uren contracten) 

Zowel medewerkers met een vast werkadres (kantoorpersoneel) en medewerkers met een wisselend werkadres (uitvoerend personeel) registreren de te declareren kilometers in het 'ONS'.

Manier van declareren 

Medewerkers met een vast werkadres 

• Woon-werkverkeer: de medewerker krijgt maandelijks een vaste vergoeding bij het salaris betaald, de medewerker hoeft niets te declareren. 

• Dienstreizen: de medewerker declareert al zijn dienstkilometers via 'ONS'. 

• Medewerkers met een vast werkadres die meer dagen werken: medewerkers met een vast werkadres die incidenteel meer dagen werken dan in hun vaste vergoeding is opgenomen, declareren het aantal dagen die extra gewerkt zijn in 'ONS'. Zij kunnen deze kosten alleen declareren als de meer-uren uitbetaal worden. De medewerkers declareren het bedrag volgens de tabel 'Vergoedingen voor medewerkers met een vast werkadres'. De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor de controle of de extra dagen ook daadwerkelijk gewerkt en de uren uitbetaald zijn. 

Medewerkers met een wisselend werkadres 

Zorgverlenend personeel declareren de kilometers (van huisadres naar huisadres) in 'ONS'. De medewerker hoeft zelf de vergoeding niet te berekenen, de vergoeding wordt automatisch door het systeem bepaald. 

Reiskosten tijdens pauze

Indien een medewerker tijdens de pauze naar huis reist, mag deze medewerker de reiskosten gedeeltelijk declareren. De medewerker declareert de (geschatte) afstand tussen de laatste cliënt vóór je pauze en de eerste cliënt ná je pauze. Voorbeeld: cliënt A – pauze (thuis) – cliënt B. De medewerker declareert de (geschatte) afstand tussen cliënt A en cliënt B (en dus niet de afstand van A, naar huis, naar B).

Voor overige kosten zoals telefoonkosten, parkeerkosten (bij cliënt woonachtig in een gebied van betaald parkeren, mits leidinggevende akkoord geeft) bestaat de mogelijkheid deze te declareren. Hiervoor kan gebruik gemaakt worden van de declaratieknop in de AFAS Pocket App. Nog geen app? Klik dan hier.

Eventuele betaalbewijzen dienen toegevoegd te worden. De direct leidinggevende is verantwoordelijk voor controle. Declaraties van minder dan € 5,- dienen verzameld te worden tot het bedrag van minimaal € 5,- (indien dit bedrag op jaarbasis niet behaald wordt dan alle kosten gezamenlijk over het hele jaar declareren in november). Declaraties van minder dan € 5,- worden in de maanden januari tot en met november niet in behandeling genomen.

Buiten de hieronder genoemde onderwerpen worden GEEN declaraties geaccepteerd zoals bijvoorbeeld een internetaansluiting, postzegels, cartridges en andere materialen die bij de Facilitaire Dienst gehaald kunnen worden.

Telefoonkosten

Alle door de medewerker gemaakte telefoonkosten. Bij misbruik worden kosten wel verhaald op de medewerker.

Lidmaatschappen

Vakvereniging NVD en voor gespecialiseerd verpleegkundigen.

Vergoeding: na overlegging originele factuur/nota.

Parkeerboetes

In bijzondere situaties te beoordelen door leidinggevende in bebouwde kom R'daal en BOZ.

Vergoeding: geen vergoeding via declaratie van betaalde factuur, dan moet loonbelasting en sociale premies worden ingehouden. 

Overig 

Bijdrage aan recepties (zie voor max. vergoeding cadeauregeling), maaltijden bij overwerk e.d. Niet via declaratie salarisadministratie maar via de kas van de financiële administratie uit laten betalen.

Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) is een vereiste in uitvoerende functies. Je krijgt bij de start van je dienstverband een link vanuit Medewerker & Service toegestuurd. Je hoeft hier dus zelf niets voor aan te vragen. 

De kosten voor het digitaal aanvragen bedragen €33,85 per aanvraag. De kosten worden door TWB vergoed na het ontvangen van de VOG en het verstrijken van de proeftijd. Je kunt deze kosten terug ontvangen door deze online te declareren via de AFAS Pocket App. Nog geen app? Klik dan hier.